Centre d’aide Verafrance
Trouvez rapidement les réponses pour utiliser Verafrance,
que vous soyez donneur d’ordre ou prestataire
Comprendre VERAFRANCE
VERAFRANCE est une plateforme qui permet de collecter, suivre et vérifier les documents administratifs des entreprises, prestataires ou intervenants.
Elle aide les donneurs d’ordre, les professionnels et les particuliers à mieux gérer leurs obligations documentaires, sans relancer manuellement chaque entreprise.
VERAFRANCE peut être utilisé par :
- les donneurs d’ordre qui doivent suivre plusieurs prestataires ;
- les entreprises prestataires invitées à déposer leurs documents ;
- les particuliers qui souhaitent collecter les documents d’une entreprise pour une intervention ponctuelle.
Non. VERAFRANCE est particulièrement utile dans le BTP, mais la plateforme peut être utilisée dans d’autres secteurs où il est nécessaire de demander, suivre ou vérifier des documents d’entreprise.
Le fonctionnement est simple :
- Vous ajoutez une entreprise ou un prestataire.
- VERAFRANCE lui envoie une invitation pour déposer ses documents.
- L’entreprise dépose ses documents dans son espace sécurisé.
- Les documents sont suivis, relancés et/ou vérifiés selon votre offre.
- Vous consultez l’état du dossier depuis votre espace.
Documents & fonctionnement général
Les documents peuvent varier selon votre besoin, mais les plus fréquents sont :
- KBIS ;
- attestation URSSAF ;
- attestation fiscale ;
- attestation d’assurance ;
- pièce d’identité ;
- la santé ou à la situation de l’entreprise publiée (redressement judiciaire, ..)
La collecte permet de demander et récupérer les documents.
Le suivi permet de surveiller les statuts, les dates d’expiration et les documents manquants avec de relances email et téléphonique réalisé par Verafrance aurpès de vos entreprises.
La vérification consiste à contrôler les documents déposés afin de confirmer leur cohérence et leur validité selon les éléments disponibles, Verafrance contact les organismes et assureurs pour validé les documents déposés par l'entreprise.
Non. Les prestataires invités par un donneur d’ordre disposent d’un espace gratuit pour déposer leurs documents.
Ils peuvent répondre aux demandes reçues sans payer d’abonnement.
Accès à la plateforme
Non. VERAFRANCE est accessible directement en ligne depuis un navigateur internet.
Vous pouvez vous connecter depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone, sans installation particulière.
Pour créer votre compte, rendez-vous sur le site VERAFRANCE, puis cliquez sur le bouton “S’inscrire / Se connecter”.
Chemin :Site VERAFRANCE > S’inscrire / Se connecter > Créer un compte
Vous devrez ensuite renseigner vos informations, choisir votre offre, puis valider votre inscription.
Depuis le site VERAFRANCE, cliquez sur “S’inscrire / Se connecter”, puis entrez votre adresse email et votre mot de passe.
Chemin :Site VERAFRANCE > S’inscrire / Se connecter > Connexion
Une fois connecté, vous accédez directement à votre tableau de bord.
Sur la page de connexion, cliquez sur “Mot de passe oublié”.
Chemin :Page de connexion > Mot de passe oublié
Vous recevrez ensuite un email pour réinitialiser votre mot de passe.
Une fois l’entreprise ajoutée, elle peut recevoir une invitation à déposer ses documents.
Vous pouvez ensuite suivre l’avancement du dossier depuis votre tableau de bord.
Chemin :Entreprises > Cliquez sur icon "oeil" de l'entreprise concernée > Visualisez la conformité de l'entreprise
Ajouter et suivre une entreprise
Pour ajouter une entreprise à suivre, rendez-vous dans l’onglet Entreprises, puis renseignez simplement le SIREN de l’entreprise et son adresse email.
Chemin :Entreprises > Ajouter une entreprise
Une fois ces informations renseignées, VERAFRANCE récupère automatiquement les informations liées à l’entreprise et l’ajoute à votre espace de suivi.
Oui. Depuis l’onglet Projets, vous pouvez créer un projet, puis ajouter plusieurs entreprises liées à ce chantier, dossier ou appel d’offres.
Chemin :Projets > Créer un projet
C’est utile lorsque vous souhaitez regrouper plusieurs prestataires dans un même projet.
Vous devez uniquement renseigner le SIREN de l’entreprise et son adresse email.
Le reste des informations est récupéré automatiquement à partir des bases de données publiques françaises.
L’entreprise reçoit automatiquement une invitation par email.
Son espace VERAFRANCE est créé gratuitement, afin qu’elle puisse déposer ses documents et les faire vérifier.
Oui. Pour ajouter plusieurs entreprises en même temps dans un même chantier ou dossier, passez par l’onglet Projets.
Chemin :Projets > Créer un projet
Vous pourrez ensuite regrouper les entreprises concernées dans ce projet.
Non, la suppression d’une entreprise n’est pas disponible directement depuis votre espace.
Si vous avez ajouté une entreprise par erreur, contactez VERAFRANCE afin que nous puissions vous accompagner.
Ajouter et suivre une entreprise
Vous retrouvez toutes vos entreprises suivies dans l’onglet Entreprises.
Chemin :Entreprises
Cette vue vous permet de voir rapidement l’état de conformité de chaque entreprise.
Oui. Vous pouvez filtrer vos entreprises selon leur statut afin d’identifier rapidement celles qui sont conformes, en attente ou non à jour.
Oui. Une barre de recherche est disponible pour retrouver rapidement une entreprise suivie.
Non. Les informations légales sont récupérées et rapprochées avec les bases de données publiques françaises.
Elles ne sont donc pas modifiables manuellement depuis votre espace.
Si une entreprise ne répond pas, vous pouvez lui rappeler que ses documents doivent être à jour pour poursuivre la relation commerciale, le chantier ou l’appel d’offres.
VERAFRANCE continue également le suivi selon les relances prévues.
Demander les documents
Oui. Une fois l’entreprise ajoutée, VERAFRANCE envoie automatiquement l’invitation et les demandes de documents nécessaires.
Depuis la fiche de l’entreprise, vous pouvez consulter l’historique des actions réalisées.
Chemin :Entreprises > Voir l’entreprise
Vous y retrouvez les actions automatiques et manuelles effectuées auprès du prestataire.
Non. Son espace est créé automatiquement et gratuitement lors de votre ajout.
Le prestataire reçoit simplement un email lui permettant d’accéder à son espace et de déposer ses documents.
Consulter les documents
Rendez-vous dans l’onglet Entreprises, puis cliquez sur l’icône œil de l’entreprise concernée.
Chemin :Entreprises > Icône œil
Vous pouvez ensuite consulter et télécharger les documents déposés.
Oui. Les documents déposés peuvent être téléchargés depuis la fiche de l’entreprise.
Chemin :Entreprises > Icône œil
Un document manquant apparaît avec le statut En attente.
Cela signifie que le prestataire n’a pas encore déposé le document demandé.
Un document expiré apparaît avec le statut Expiré.
Cela vous permet d’identifier rapidement les entreprises qui ne sont plus à jour.
Les documents peuvent avoir plusieurs statuts :
Vérifié
En attente
En cours de vérification
Expire dans X jours
Expiré
Rejeté
Ces statuts permettent de suivre facilement l’avancement de chaque document.
Les documents peuvent avoir plusieurs statuts :
Vérifié
En attente
En cours de vérification
Expire dans X jours
Expiré
Rejeté
Ces statuts permettent de suivre facilement l’avancement de chaque document.
Vérification des documents
Oui, selon la formule choisie.
VERAFRANCE vérifie les documents auprès des organismes concernés, des assureurs, via des bases de données publiques, et peut utiliser des outils d’analyse assistée pour repérer les incohérences.
Si un document est refusé, l’entreprise est invitée à déposer un nouveau document conforme, plus lisible ou non falsifié.
Oui. Lorsqu’un document est rejeté, le motif du refus est indiqué afin de comprendre ce qui doit être corrigé.
Le délai dépend du type de document et de la réactivité des organismes contactés.
À titre indicatif :
Attestation fiscale : environ 24 à 48 h
URSSAF : environ 48 à 72 h
Attestation d’assurance : environ 7 jours
KBIS : environ 24 à 48 h
Identité du dirigeant : environ 24 à 48 h
Santé juridique de l’entreprise : mise à jour hebdomadaire
Ces délais peuvent varier selon les réponses reçues.
Relances et alertes
Oui. Les relances sont automatisées, avec un suivi par email et, lorsque nécessaire, une intervention humaine.
Les prestataires peuvent être relancés lorsqu’un document est manquant, lorsqu’un document arrive à expiration, lorsqu’un document est expiré ou lorsqu’un document doit être corrigé.
Oui. Vous êtes alerté lors des moments importants, notamment lorsqu’un document arrive à expiration ou lorsqu’il est expiré.
Oui. Vous pouvez identifier les entreprises non à jour depuis l’onglet Entreprises, grâce aux statuts et aux filtres disponibles.
Chemin :Entreprises
Comprendre l’invitation
Cliquez sur le bouton présent dans l’email d’invitation, puis terminez votre inscription.
Une fois connecté, vérifiez les informations de votre entreprise, puis importez les documents demandés.
Votre client utilise VERAFRANCE pour s’assurer que les documents administratifs de ses prestataires sont bien à jour et conformes.
Cela lui permet de suivre votre dossier plus simplement et de respecter ses obligations de contrôle.
Oui. Votre espace prestataire est gratuit.
Vous pouvez y déposer vos documents, suivre leur statut et les mettre à jour lorsqu’ils arrivent à expiration.
Non. Votre donneur d’ordre a déjà prérempli votre invitation avec votre SIREN et votre adresse email.
Vous devrez simplement finaliser votre inscription. Vous pouvez modifier votre email de contact ou de connexion, mais les informations légales de votre entreprise sont récupérées automatiquement à partir de votre SIREN.
Si une information semble incorrecte, contactez VERAFRANCE depuis l’onglet Assistance.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Oui. Vous pouvez accéder à votre espace même si vous n’avez pas encore tous vos documents.
Les documents manquants resteront simplement en attente jusqu’à leur dépôt.
Comprendre l’invitation
Rendez-vous sur le site VERAFRANCE, puis cliquez sur Connexion / Inscription.
Renseignez ensuite votre adresse email et votre mot de passe.
Chemin :Site VERAFRANCE > Connexion / Inscription
Si vous n’arrivez pas à vous connecter, contactez VERAFRANCE afin que nous puissions vous aider à retrouver l’accès à votre espace.
Non. Les informations légales de votre entreprise sont récupérées automatiquement à partir de votre SIREN.
Elles sont donc affichées en lecture seule. Si une information semble incorrecte, contactez VERAFRANCE.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Oui. Vous pouvez changer votre adresse email de contact ou de connexion depuis votre espace.
Déposer mes documents
Vous pouvez déposer vos documents depuis l’onglet Documents.
Vous y retrouvez la liste des documents demandés et les actions disponibles pour les importer.
Chemin :Documents
Les documents généralement demandés sont :
Extrait KBIS
Attestation URSSAF
Attestation fiscale
Pièce d’identité du dirigeant
Attestation d’assurance
Tous les documents déposés doivent être à jour, lisibles et non modifiés.
Les documents doivent être déposés au format PDF.
Les documents se déposent un par un depuis votre espace.
Chaque document dispose de son propre emplacement afin de faciliter le suivi et la vérification.
Chemin :Documents
Oui. Vous pouvez remplacer un document déjà déposé si vous avez une version plus récente, plus lisible ou corrigée.
Vous pouvez simplement remplacer le document depuis votre espace.
Si le document a déjà été vérifié, il pourra passer au statut Rejeté, avec une demande de dépôt d’un nouveau document conforme.
Vous pouvez simplement remplacer le document depuis votre espace.
Si le document a déjà été vérifié, il pourra passer au statut Rejeté, avec une demande de dépôt d’un nouveau document conforme.
Suivre mes documents
Une fois le document importé, son statut passe en En cours de vérification.
Vous recevez également une notification par email.
Le document apparaît avec le statut En cours de vérification, généralement affiché en orange.
Vous êtes également informé par email.
Lorsqu’un document est validé, son statut passe en Vérifié, généralement affiché en vert.
Vous recevez également une notification par email.
Lorsqu’un document est refusé, son statut passe en Rejeté, généralement affiché en rouge.
Vous recevez également une notification par email.
Le motif de rejet vous est indiqué afin de comprendre ce qui doit être corrigé.
Vous pouvez ensuite déposer un nouveau document plus lisible, à jour ou conforme.
Documents expirés ou à corriger
Vous êtes relancé plusieurs fois avant l’expiration du document.
Si le document expire, des relances continuent afin de vous inviter à déposer une version à jour.
Si votre document est rejeté, déposez un nouveau document conforme, plus lisible ou non modifié.
Pour savoir où récupérer vos documents officiels, vous pouvez consulter cette page :https://verafrance.fr/recuperer-mes-documents/
Oui. Vous êtes prévenu plusieurs fois avant l’expiration d’un document, afin d’avoir le temps de le mettre à jour.
Oui, uniquement lorsqu’un document arrive à expiration ou lorsqu’une nouvelle version est nécessaire.
VERAFRANCE vous prévient lorsque vous devez effectuer une mise à jour.
Partage avec les donneurs d’ordre
Seuls les donneurs d’ordre que vous avez autorisés peuvent consulter vos documents.
Vous gardez donc la maîtrise du partage de vos informations.
Oui. Les documents déposés dans votre espace sont les mêmes pour les donneurs d’ordre autorisés.
Cela évite de devoir gérer plusieurs versions du même document.
Oui. Vous pouvez être suivi par plusieurs donneurs d’ordre, mais uniquement si vous l’acceptez.
Non. Vous n’avez pas besoin de redéposer vos documents pour chaque client.
Vous devez simplement autoriser le donneur d’ordre concerné à consulter vos documents.
Non. Vous n’avez pas besoin de redéposer vos documents pour chaque client.
Vous devez simplement autoriser le donneur d’ordre concerné à consulter vos documents.
Support et assistance
Vous pouvez contacter VERAFRANCE depuis l’onglet Assistance en créant un ticket.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Si vous avez un problème avec un document, créez un ticket depuis l’onglet Assistance.
Notre équipe pourra vous guider.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Oui, bien sûr. Vous pouvez nous contacter par téléphone ou créer un ticket depuis votre espace.
L’équipe VERAFRANCE vous accompagnera pour déposer vos documents correctement.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Comprendre la collecte ponctuelle
VERAFRANCE permet à un particulier de vérifier les documents administratifs d’une entreprise avant de lui confier un projet.
L’objectif est simple : vous aider à avancer plus sereinement avec une entreprise sérieuse, à jour et vérifiée.
Vous pouvez utiliser VERAFRANCE lorsque vous faites appel à une entreprise pour un projet : rénovation, construction, extension, travaux à domicile, événement, prestation ponctuelle, etc.
C’est utile dès qu’une entreprise intervient pour vous et que vous souhaitez vérifier ses documents avant de vous engager.
L’espace particulier permet de vérifier une entreprise à un instant précis, pour un besoin ponctuel.
Contrairement à l’espace donneur d’ordre, il ne s’agit pas d’un suivi continu dans le temps. C’est une vérification en une seule fois, liée à votre projet.
Oui. VERAFRANCE collecte et vérifie également les documents pour les particuliers.
Vous n’avez pas à contacter vous-même les organismes ou à analyser les documents reçus.
Pour les particuliers, il s’agit d’une collecte ponctuelle.
VERAFRANCE vérifie l’entreprise à un instant donné, afin de vous donner une vision claire de sa situation au moment de votre demande.
Lancer une vérification
Depuis votre espace, choisissez le nombre d’entreprises que vous souhaitez vérifier, puis ajoutez les informations demandées.
Chaque entreprise ajoutée déclenche une demande de collecte et de vérification.
Vous devez renseigner le SIRET de l’entreprise et son adresse email.
Ces informations sont généralement présentes sur un devis, une facture ou peuvent être demandées directement à l’entreprise.
Oui. Vous pouvez vérifier plusieurs entreprises.
Le fonctionnement se fait par token : 1 token = 1 entreprise vérifiée.
Une fois votre demande lancée, VERAFRANCE invite l’entreprise à déposer ses documents.
Nous collectons ensuite les documents, les vérifions, puis vous êtes informé lorsque la vérification est terminée ou si un document est refusé.
Oui. L’entreprise reçoit automatiquement une invitation par email.
Son espace est créé gratuitement afin qu’elle puisse déposer les documents demandés.
Documents demandés
Les documents généralement demandés sont :
Extrait KBIS
Attestation URSSAF
Attestation fiscale
Pièce d’identité du dirigeant
Attestation d’assurance
Ces documents permettent d’avoir une vision plus complète de la situation administrative de l’entreprise.
Non. VERAFRANCE demande l’ensemble des documents prévus afin d’effectuer une vérification globale.
Cela permet d’éviter une collecte incomplète ou trop limitée.
Oui. L’entreprise dépose elle-même ses documents depuis son espace VERAFRANCE.
De votre côté, vous n’avez rien à faire : vous êtes simplement informé de l’avancement et du résultat de la collecte.
Suivre la demande
Vous pouvez suivre l’avancement directement depuis votre espace VERAFRANCE.
Vous y retrouvez l’état des documents et la progression de la vérification.
Chaque document dispose d’un statut qui vous permet de suivre son avancement.
Les principaux statuts sont :
En attente : le document n’a pas encore été déposé.
En cours de vérification : le document a été déposé et est en cours d’analyse.
Vérifié : le document a été contrôlé et validé.
Rejeté : le document a été refusé et doit être remplacé.
Expiré : le document n’est plus à jour.
Un document vérifié apparaît avec le statut Vérifié, généralement affiché en vert.
Vous êtes également informé par email.
Un document refusé apparaît avec le statut Rejeté, généralement affiché en rouge.
Vous êtes également informé par email afin que l’entreprise puisse déposer un nouveau document conforme.
Oui. Vous êtes averti par email lorsque la vérification est terminée.
Dans votre espace, une date est également indiquée lorsqu’une entreprise est complètement vérifiée.
Résultat de la vérification
Vous recevez un email vous informant du résultat de la collecte et de la vérification.
Vous pouvez ensuite consulter les documents et leur statut depuis votre espace.
Oui. Les documents vérifiés peuvent être consultés et téléchargés depuis votre espace VERAFRANCE.
VERAFRANCE relance l’entreprise par email et, si nécessaire, par téléphone.
Vous pouvez également la relancer de votre côté. Si l’entreprise ne transmet pas ses documents, cela peut être un signal d’alerte avant de vous engager.
L’entreprise devra déposer un nouveau document à jour, lisible et conforme.
Vous serez informé de l’évolution de la situation depuis votre espace ou par email.
VERAFRANCE ne prend pas la décision à votre place.
Nous collectons et vérifions les documents afin de vous donner une vision claire de l’état administratif de l’entreprise. Vous restez ensuite libre de choisir si vous souhaitez travailler avec elle ou non.
Paiement et accès
Oui. La collecte ponctuelle est payante.
Vous pouvez acheter un ou plusieurs tokens selon le nombre d’entreprises à vérifier. Des réductions peuvent être proposées lorsque vous prenez plusieurs tokens en même temps.
Vous pouvez payer lors de la création de votre compte ou directement depuis votre espace.
Vous pouvez également ajouter de nouveaux tokens plus tard si vous souhaitez vérifier d’autres entreprises.
Vous gardez accès aux documents sans limite de durée depuis votre espace.
Vous pourrez donc les retrouver plus tard, même plusieurs années après la collecte.
Oui. Vous pouvez relancer une nouvelle collecte à tout moment.
Il vous suffit d’utiliser un nouveau token pour vérifier une nouvelle entreprise.
Comprendre la vérification
Un document vérifié signifie qu’il a été contrôlé par VERAFRANCE selon les méthodes prévues : cohérence des informations, validité, lisibilité, date d’expiration et rapprochement avec les sources disponibles.
Le statut permet de savoir rapidement si le document est à jour et exploitable.
Les documents sont vérifiés par VERAFRANCE, avec une combinaison de contrôles humains, d’outils d’analyse et de rapprochements avec des bases de données publiques ou des organismes concernés.
La vérification peut combiner plusieurs niveaux de contrôle : automatisation, analyse assistée, bases de données publiques et intervention humaine lorsque cela est nécessaire.
L’objectif est d’éviter une simple collecte de fichiers sans contrôle réel.
Oui, lorsque cela est nécessaire et possible, VERAFRANCE peut effectuer des vérifications auprès des organismes concernés, assureurs ou sources officielles disponibles.
Cela permet de renforcer la fiabilité du contrôle documentaire.
Comprendre la vérification
VERAFRANCE peut vérifier les principaux documents administratifs demandés aux entreprises et prestataires.
Les documents généralement concernés sont :
Extrait KBIS
Attestation URSSAF
Attestation fiscale
Attestation d’assurance
Pièce d’identité du dirigeant
Santé juridique de l’entreprise
Les principaux statuts sont :
En attente
En cours de vérification
Vérifié
Expire dans X jours
Expiré
Rejeté
Ces statuts permettent de comprendre rapidement l’état de chaque document.
Le statut En attente signifie que le document n’a pas encore été déposé par l’entreprise.
Une demande a été envoyée, mais le fichier n’est pas encore disponible.
Le statut En cours de vérification signifie que le document a bien été déposé et qu’il est en train d’être contrôlé par VERAFRANCE.
Le statut Vérifié signifie que le document a été contrôlé et validé.
Il est considéré comme bon selon les éléments vérifiés par VERAFRANCE.
Le statut Rejeté signifie que le document n’a pas pu être validé.
Cela peut être dû à un document illisible, expiré, incomplet, incohérent ou potentiellement falsifié. L’entreprise devra alors déposer un nouveau document.
Le statut Expiré signifie que la date de validité du document est dépassée.
L’entreprise doit déposer une version à jour.
Le statut Expire dans X jours indique qu’un document est encore valide, mais qu’il arrive bientôt à expiration.
Cela permet d’anticiper la mise à jour avant que le document ne devienne expiré.
Délais de vérification
Les délais varient selon le type de document et la réactivité des organismes ou interlocuteurs concernés.
À titre indicatif :
Attestation fiscale : environ 24 à 48 h
URSSAF : environ 48 à 72 h
Attestation d’assurance : environ 7 jours
KBIS : environ 24 à 48 h
Identité du dirigeant : environ 24 à 48 h
Santé juridique de l’entreprise : mise à jour hebdomadaire
Ces délais sont indicatifs et peuvent varier selon les situations.
Certains documents nécessitent un contrôle plus poussé ou une réponse d’un organisme, d’un assureur ou d’un interlocuteur externe.
Dans ce cas, le délai dépend aussi de leur réactivité.
L’attestation d’assurance peut demander plus de temps, car elle peut nécessiter une confirmation auprès de l’assureur.
Le délai dépend donc de la rapidité de réponse de l’assureur contacté.
Oui. Vous êtes informé lorsque la vérification est terminée ou lorsqu’un document change de statut important.
Les notifications permettent de suivre l’avancement sans avoir à contrôler manuellement en permanence.
Documents refusés ou rejeté
Un document peut être rejeté s’il est illisible, expiré, incomplet, incohérent, modifié ou s’il ne correspond pas à l’entreprise concernée.
Il peut aussi être rejeté lorsqu’un doute existe sur son authenticité.
L’entreprise doit déposer un nouveau document conforme, lisible, à jour et non modifié.
Le motif du rejet permet de comprendre ce qui doit être corrigé.
Oui. Après un rejet, l’entreprise peut déposer un nouveau document depuis son espace VERAFRANCE.
Le nouveau fichier sera ensuite à nouveau vérifié.
Oui. Le motif du rejet est indiqué afin de comprendre pourquoi le document n’a pas été validé.
Cela permet à l’entreprise de corriger plus facilement le problème.
Si un document est illisible, il doit être remplacé par une version plus nette, complète et exploitable.
Un document flou, coupé ou de mauvaise qualité peut être refusé.
Si un document semble falsifié ou incohérent, il sera rejeté.
L’entreprise devra déposer un document officiel, non modifié et vérifiable.
Responsabilité et conformité
Non. VERAFRANCE ne garantit pas la qualité du travail, le sérieux commercial ou la fiabilité globale d’une entreprise.
VERAFRANCE vérifie les documents administratifs afin de vous donner une vision claire de leur état à un moment donné.
Non. VERAFRANCE ne prend pas la décision à votre place.
La plateforme vous aide à collecter, suivre et vérifier les documents. La décision finale de travailler ou non avec une entreprise vous appartient.
VERAFRANCE vous accompagne dans la collecte, le suivi et la vérification des documents.
La plateforme facilite vos démarches et vous aide à structurer votre suivi, mais elle ne remplace pas vos propres obligations en tant que donneur d’ordre.
La vérification VERAFRANCE permet de savoir si les documents demandés sont présents, à jour, lisibles, cohérents et validés selon les contrôles effectués.
Elle permet aussi de mieux suivre les documents manquants, expirés ou rejetés.
Oui. Les documents vérifiés, les statuts et l’historique de suivi peuvent vous aider à démontrer qu’un contrôle documentaire a été effectué.
Cela permet de garder une trace claire des actions réalisées.
Comprendre la vérification
Les alertes permettent de suivre les documents importants sans avoir à tout vérifier manuellement.
Elles vous préviennent lorsqu’un document est manquant, en cours de vérification, expiré, bientôt expiré ou rejeté.
Les alertes peuvent être envoyées aux utilisateurs concernés selon leur rôle : donneur d’ordre, prestataire ou particulier.
Le prestataire est alerté lorsqu’une action est attendue de sa part, et le donneur d’ordre ou particulier est informé de l’avancement de la collecte.
Oui. Les principales alertes sont envoyées automatiquement par VERAFRANCE.
Elles permettent de relancer les prestataires et d’informer les utilisateurs lorsque le statut d’un document évolue.
Oui, selon les situations. VERAFRANCE peut compléter les relances automatiques par une intervention humaine, notamment lorsque certains documents sont manquants ou bloquants.
Comprendre la vérification
Chaque document dispose d’un statut visible depuis votre espace.
Les statuts permettent de savoir rapidement si un document est en attente, en cours de vérification, vérifié, rejeté, expiré ou bientôt expiré.
Les statuts les plus importants à surveiller sont :
En attente : le document n’a pas encore été déposé.
En cours de vérification : le document est en cours de contrôle.
Vérifié : le document a été validé.
Expire dans X jours : le document arrive bientôt à expiration.
Expiré : le document n’est plus à jour.
Rejeté : le document doit être remplacé.
Un document bientôt expiré apparaît avec la mention Expire dans X jours.
Cela permet d’anticiper sa mise à jour avant qu’il ne devienne expiré.
Un document expiré apparaît avec le statut Expiré.
Le prestataire devra alors déposer une nouvelle version à jour.
Un document rejeté apparaît avec le statut Rejeté.
Le motif du rejet est indiqué afin que le prestataire puisse déposer un nouveau document conforme.
Relances des prestataires
Oui. VERAFRANCE relance automatiquement les prestataires lorsqu’une action est nécessaire.
Cela peut concerner un document manquant, un document rejeté, un document expiré ou un document arrivant à expiration.
Un prestataire peut être relancé lorsqu’il doit déposer un document, remplacer un document rejeté ou mettre à jour un document expiré.
Des relances peuvent aussi être envoyées avant l’expiration d’un document.
Oui. Les prestataires sont prévenus avant l’expiration d’un document afin qu’ils puissent le mettre à jour à temps.
Cela évite autant que possible les périodes de non-conformité.
Oui. Si un document expire, des relances continuent afin d’inviter le prestataire à déposer une version à jour.
Oui. Les relances peuvent être effectuées par email et, lorsque nécessaire, par téléphone.
L’objectif est de faciliter la mise à jour des documents et d’éviter les dossiers bloqués.
Suivi des entreprises
Depuis l’onglet Entreprises, vous pouvez identifier les entreprises dont les documents sont manquants, expirés ou rejetés.
Chemin :Entreprises
Les filtres vous permettent de retrouver rapidement les dossiers à surveiller.
Oui. Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour repérer les entreprises conformes, en attente ou non à jour.
Chemin :Entreprises
Oui. Dans la vue Entreprises, vous disposez d’un aperçu global de l’état de chaque entreprise.
Cela permet de repérer rapidement les entreprises à jour et celles qui nécessitent une action.
Chemin :Entreprises
Depuis la fiche d’une entreprise, vous pouvez consulter l’historique des actions automatiques et manuelles réalisées auprès d’elle.
Chemin :Entreprises > Voir l’entreprise
Cet historique permet de suivre les relances et les actions effectuées.
Notifications importantes
Oui. Vous êtes informé lorsqu’un document est vérifié ou lorsqu’un statut important évolue.
Cela vous permet de suivre l’avancement sans revenir en permanence sur votre espace.
Oui. Lorsqu’un document est rejeté, une notification est envoyée.
Le prestataire est invité à déposer un nouveau document conforme.
Oui. Lorsqu’une entreprise est complètement vérifiée, vous pouvez être averti par email et le suivi est mis à jour dans votre espace.
VERAFRANCE effectue les relances prévues automatiquement.
Vous pouvez toutefois relancer le prestataire de votre côté si la situation est urgente ou si l’entreprise ne répond pas malgré les relances.
Accès au compte
Vous pouvez créer un compte depuis le site VERAFRANCE en cliquant sur Connexion / Inscription.
Selon votre profil, vous pourrez créer un espace donneur d’ordre, particulier, ou finaliser votre accès si vous avez reçu une invitation.
Chemin :Site VERAFRANCE > Connexion / Inscription
Rendez-vous sur le site VERAFRANCE, puis cliquez sur Connexion / Inscription.
Renseignez ensuite votre adresse email et votre mot de passe pour accéder à votre espace.
Chemin :Site VERAFRANCE > Connexion / Inscription
Depuis la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié, puis suivez les instructions reçues par email.
Vous pourrez ensuite créer un nouveau mot de passe.
Chemin :Connexion / Inscription > Mot de passe oublié
Vérifiez d’abord que l’adresse email et le mot de passe sont corrects.
Si le problème persiste, contactez VERAFRANCE afin que notre équipe puisse vous aider à retrouver l’accès à votre espace.
Oui, votre adresse email de connexion peut être modifiée depuis votre espace lorsque cette option est disponible.
Si vous ne trouvez pas l’option ou si vous rencontrez un problème, contactez le support VERAFRANCE.
Accès au compte
Oui, certaines informations personnelles peuvent être modifiées depuis votre espace.
Cela peut notamment concerner vos informations de contact ou vos accès utilisateur.
Non, les informations légales de l’entreprise ne sont pas modifiables librement.
Elles sont récupérées à partir du SIREN ou du SIRET et rapprochées avec les bases de données publiques françaises.
Certaines informations sont verrouillées afin de garantir la cohérence des données.
VERAFRANCE s’appuie sur les informations officielles liées à l’entreprise, ce qui évite les erreurs ou les modifications manuelles non vérifiables.
Si une information semble incorrecte, contactez le support VERAFRANCE.
Notre équipe pourra vérifier l’origine du problème et vous indiquer la marche à suivre.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Abonnement et paiement
Vous pouvez consulter votre abonnement depuis votre espace, dans la partie liée à votre compte ou à votre formule.
Vous y retrouvez les informations principales concernant votre accès VERAFRANCE.
Si vous souhaitez changer de formule, contactez VERAFRANCE.
Notre équipe pourra vous orienter vers l’offre la plus adaptée à votre besoin : collecte, suivi, vérification complète ou collecte ponctuelle.
Si vous êtes particulier, vous pouvez ajouter des tokens depuis votre espace.
Un token permet de lancer la vérification d’une entreprise.
Chemin :Compte > Ajouter des tokens
Le paiement peut se faire par carte bancaire ou par SEPA selon l’offre choisie.
Les moyens de paiement disponibles vous sont proposés au moment de la souscription ou du renouvellement.
os factures sont disponibles depuis votre espace, dans la partie liée à votre compte, votre abonnement ou votre facturation.
Chemin :Compte > Factures
En cas de paiement refusé, votre accès peut être suspendu temporairement le temps de régulariser la situation.
Vous pouvez mettre à jour votre moyen de paiement ou contacter VERAFRANCE si vous avez besoin d’aide.
Assistance et tickets
Vous pouvez contacter VERAFRANCE depuis l’onglet Assistance de votre espace.
Vous pourrez y créer un ticket afin que notre équipe puisse traiter votre demande.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Rendez-vous dans l’onglet Assistance, puis cliquez sur Créer un ticket.
Expliquez simplement votre demande et ajoutez les informations utiles pour que l’équipe puisse vous répondre rapidement.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Vous pouvez créer un ticket si vous avez un problème de connexion, une question sur un document, une information incorrecte, une difficulté de dépôt ou une demande liée à votre compte.
Le ticket permet de centraliser votre demande et de garder une trace de l’échange.
Les réponses à votre ticket sont disponibles depuis votre espace, dans l’onglet Assistance.
Vous pouvez également être averti par email lorsqu’une réponse vous est apportée.
Chemin :Assistance
VERAFRANCE fait le maximum pour répondre rapidement aux demandes.
Le délai peut varier selon la nature du problème, mais les demandes liées aux accès, documents ou blocages sont traitées en priorité.
Sécurité et accès
Oui. VERAFRANCE met en place des mesures de sécurité pour protéger les accès, les documents et les informations liées aux entreprises.
Les documents sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
Vos documents sont accessibles aux utilisateurs autorisés selon leur rôle.
Pour un prestataire, seuls les donneurs d’ordre acceptés peuvent consulter les documents. Pour un donneur d’ordre ou un particulier, l’accès dépend de votre espace et des entreprises suivies.
Oui, vous pouvez demander la suppression de votre compte en contactant VERAFRANCE.
Certaines informations peuvent toutefois être conservées temporairement lorsque cela est nécessaire pour des raisons légales, de facturation ou de suivi.
Chemin :Assistance > Créer un ticket
Oui. Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles en contactant VERAFRANCE.
Votre demande sera étudiée selon les règles applicables et les obligations de conservation éventuelles.
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Si vous pensez qu’un accès est compromis, changez immédiatement votre mot de passe et contactez VERAFRANCE.
Notre équipe pourra vous accompagner pour sécuriser votre compte.
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Sécurité et accès
VERAFRANCE met à disposition une page dédiée pour vous aider à retrouver les documents officiels à déposer.
Lien utile :https://verafrance.fr/recuperer-mes-documents/
Oui. Si vous avez des difficultés à déposer un document, vous pouvez contacter VERAFRANCE depuis l’onglet Assistance.
Notre équipe pourra vous guider étape par étape.
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Oui. VERAFRANCE peut vous accompagner pour comprendre le fonctionnement de la plateforme et prendre en main votre espace.
Vous pouvez nous contacter depuis l’onglet Assistance ou par les moyens de contact indiqués sur le site.
Pour une question commerciale, vous pouvez contacter VERAFRANCE depuis le site internet ou depuis votre espace.
Notre équipe pourra vous orienter vers la formule la plus adaptée à votre besoin.
Pour une question technique, créez un ticket depuis l’onglet Assistance.
Cela permet à l’équipe VERAFRANCE d’avoir les informations nécessaires pour traiter votre demande efficacement.
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